I. Inleiding
Ons belangrijkste doel is het optimaliseren van de externe en mobiele activiteiten van ondernemingen. Dit beleid inzake bescherming van persoonsgegevens heeft betrekking op de verwerking van persoonsgegevens in het kader van deze dienst, in het bijzonder bij toegang tot de website app.telefleet.com.
Om deze dienst te kunnen leveren, moeten wij persoonsgegevens verzamelen. Bij de verzameling en verwerking van deze persoonsgegevens houden wij voortdurend rekening met het belang dat u hecht aan de vertrouwelijkheid ervan.
a. Wij verbinden ons ertoe transparant te blijven met betrekking tot de verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens.
Wij zorgen ervoor dat u volledig geïnformeerd bent over de gegevens die wij verzamelen en verwerken, de doeleinden, de bewaartermijn en de eventuele derden die toegang hebben tot deze gegevens.
b. Wij zorgen ervoor dat u de controle over uw persoonsgegevens behoudt.
De verzameling en verwerking van gegevens gebeuren uitsluitend voor de doeleinden vastgesteld door de verwerkingsverantwoordelijke. De betrokkene behoudt zijn rechten met betrekking tot zijn persoonsgegevens en kan deze op elk moment uitoefenen.
c. Wij beschermen uw gegevens
Wij zetten alle redelijkerwijs beschikbare middelen in om te voorkomen dat verzamelde persoonsgegevens voor kwaadaardige doeleinden worden misbruikt.

II. Algemene principes inzake de verzameling en verwerking van persoonsgegevens
Overeenkomstig de bepalingen van artikel 5 van Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van persoonsgegevens (hierna “AVG”), voldoen de verzameling en verwerking van persoonsgegevens van gebruikers van de applicatie aan de principes van rechtmatigheid, behoorlijkheid en transparantie, minimale gegevensverwerking, integriteit en vertrouwelijkheid. De Oplossingsleverancier verzamelt persoonsgegevens voor welbepaalde, uitdrukkelijke en gerechtvaardigde doeleinden en verbindt zich ertoe deze niet verder te verwerken op een wijze die onverenigbaar is met deze doeleinden en dit gedurende een periode conform de wettelijke bepalingen.

Overeenkomstig artikel 6 van de AVG mogen persoonsgegevens enkel worden verzameld en verwerkt indien:
- De gebruiker uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven;
- De verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst; of
- De verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

Voor de toepassing van dit document worden de volgende termen als volgt gedefinieerd:
- Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon;
- Verwerking van persoonsgegevens: elke bewerking of geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens;
- Verwerkingsverantwoordelijke: de natuurlijke of rechtspersoon die het doel en de middelen van de verwerking bepaalt;
- Verwerker: de partij die persoonsgegevens verwerkt namens de verwerkingsverantwoordelijke;
- Klant: de persoon die gebruik maakt van de diensten van de Oplossingsleverancier;
- Gebruiker: een persoon gemachtigd door de Klant om de diensten te gebruiken;
- Oplossingsleverancier: de onderneming die de overeenkomst met de Klant heeft gesloten.

III. Verwerkingen waarbij de Oplossingsleverancier optreedt als Verwerkingsverantwoordelijke
De volgende gegevens worden verzameld:
- Contactgegevens van de gebruiker: naam, voornaam, functie, e-mailadres, telefoonnummer
- Bedrijfsgegevens: bedrijfsnaam, sector, adres, land
Deze gegevens worden verwerkt voor het aanmaken en beheren van gebruikersaccounts en om verzoeken te behandelen.

Deze verwerking is gebaseerd op het gerechtvaardigd belang van de Oplossingsleverancier om een goede communicatie te waarborgen.

Uw gegevens worden bewaard zolang uw account actief is. U kunt uw rechten uitoefenen via een schriftelijk verzoek aan de supportdienst.

IV. Verwerkingen waarbij de Oplossingsleverancier optreedt als Verwerker
De volgende gegevens kunnen worden verwerkt:
- Klantgegevens (naam, adres, btw-nummer, contactgegevens, enz.)
- Gebruikersgegevens (naam, e-mail, taal, tijdzone)
- Bedrijfsgegevens
- Gegevens in het kader van Checkin@Work
- Unieke identificatoren
- Voertuig- en rijgegevens (locatie, snelheid, brandstof, enz.)
- Eventueel aanvullende klantrelatiegegevens

Deze gegevens worden verwerkt in het kader van de uitvoering van de diensten en de overeenkomst.

Als verwerker handelt de Oplossingsleverancier uitsluitend op instructie van de verwerkingsverantwoordelijke.

V. Gegevensverwerking
De gegevens worden automatisch doorgestuurd naar onze softwareoplossing en opgeslagen binnen de Europese Unie. Ze worden beveiligd volgens de geldende normen.

Gegevens worden niet gedeeld met derden voor commerciële doeleinden, behalve indien nodig voor de dienstverlening.

VI. Mobiele applicatie
Bij gebruik van de mobiele applicatie verzamelen wij technische gegevens (apparaat, OS, identificatie). Locatiegegevens worden gebruikt om de dienst te leveren. Deze kunnen worden uitgeschakeld via de instellingen van het apparaat.

VII. Analyse
Wij gebruiken analysetools om het gebruik van onze diensten te verbeteren. Deze tools verwerken geen identificeerbare persoonsgegevens.

VIII. Gebruik van cookies
De software gebruikt enkel noodzakelijke cookies voor de werking van de applicatie. Deze kunnen via de browserinstellingen worden beheerd.

IX. Wijziging van het privacybeleid
De Oplossingsleverancier behoudt zich het recht voor dit beleid op elk moment te wijzigen. Gebruikers dienen dit regelmatig te raadplegen.